Personvernerklæring for deg som deltar i intervju

Virksomheten som har invitert deg er behandlingsansvarlig for opplysningene som samles inn i dette intervjuet. Det betyr at den behandlingsansvarlige bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene brukes.

Lederinnsikt er et verktøy levert av A-JOB AS (org.nr. 836 280 652, Lysaker torg 35, 1366 Lysaker). A-JOB er databehandler, behandler opplysningene bare på oppdrag og bruker dem ikke til egne formål.

• Navn, e-postadresse og eventuelt hvilken enhet du hører til. Disse er mottatt fra virksomheten som inviterte deg, og de brukes til å sende deg invitasjonen og knytte svarene til deg.
• Svarene dine, som video, lyd eller tekst, avhengig av hva du velger.
• En tekstlig transkripsjon av det du sier i video- og lydsvar.
• En analyse og rapport som er laget med kunstig intelligens (KI) på grunnlag av svarene dine.
• En skriftlig vurdering som en administrator kan legge til når rapporten blir gjennomgått, og som lagres og slettes sammen med rapporten.
• Du kan få tilsendt en oppsummering av egne styrker og et refleksjonsspørsmål på e-post, og det som ble sendt, lagres og slettes sammen med rapporten.
• Tekniske opplysninger om gjennomføringen, som tidspunkter, hvor langt du har kommet, og IP-adressen din i forespørselslogger hos driftsleverandørene.

Ikke del helseopplysninger eller andre særlige kategorier av personopplysninger i svarene, for eksempel om religion, politisk syn eller fagforeningsmedlemskap.

Formålet er å kartlegge og utvikle lederkompetanse. Rapporten skal gi grunnlag for utviklingssamtaler, tiltak og videre lederutvikling for deg og organisasjonen.

Behandlingen bygger på den berettigede interessen til virksomheten som har invitert deg i å kartlegge og utvikle lederkompetanse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den behandlingsansvarlige er forpliktet til å vurdere denne interessen opp mot ditt personvern. Intervjuet består av faste spørsmål om lederskap, og opplysningene brukes bare til formålet over.

Du har rett til å protestere mot behandlingen. Se punkt 10.

Det er virksomheten som har invitert deg som avgjør om deltakelse er frivillig i din situasjon. Lurer du på hva det betyr for deg å ikke delta, kan du spørre dem før du starter.

Svarene dine analyseres med kunstig intelligens, og rapporten beskriver lederskapet ditt ut fra det du svarer. Det er profilering etter personvernforordningen (artikkel 4 nr. 4). Analysen vurderer åtte lederdimensjoner:

• Strategisk tenkning
• Kommunikasjonsevne
• Delegering og myndiggjøring
• Beslutningskraft
• Emosjonell intelligens
• Endringsledelse
• Resultatorientering
• Teambygging

Du kan lese mer om metoden på siden Om metoden.

Lyden fra video- og lydsvar sendes til OpenAI for transkripsjon. Teksten fra svarene sendes deretter til OpenAI for analyse. Navnet og e-postadressen din sendes ikke, med mindre du nevner dem selv i svarene. Når spørsmålene leses opp med talestemme, sendes bare spørsmålsteksten til OpenAI.

Det brukes ingen gjenkjenning av følelser fra stemme, ansikt eller video. I analysen brukes lyd og video bare til å lage transkripsjonen, og KI-vurderingen bygger på det du sier. Opptakene lagres og kan ses av administratorene, se punkt 7.

Ingen avgjørelser om deg tas automatisk. Rapporten er et støtteverktøy og skal vurderes av en person før den brukes. KI-analysen kan inneholde feil.

Administratorer hos virksomheten som har invitert deg har tilgang til opptak, svar og rapport. Virksomheten som har invitert deg kan dele rapporten etter egne rutiner, for eksempel med nærmeste leder eller HR.

Du får ikke rapporten automatisk, men du kan be om innsyn i den. Se punkt 10.

Rapporten kan også inngå i en samlerapport for deltakerne i samme intervju. Samlerapporten er tilgjengelig for de samme administratorene og brukes bare av virksomheten som har invitert deg.

Ansatte i A-JOB AS med superadministratortilgang har teknisk tilgang til alle opplysningene i Lederinnsikt. De bruker den bare når det trengs for drift og brukerstøtte.

Administratorene kan rette feil i transkripsjonen. Den opprinnelige teksten lagres sammen med endringen og slettes med resten av intervjuet.

A-JOB bruker disse leverandørene for å levere Lederinnsikt:

• Supabase

  Selskap

  Supabase Pte. Ltd., Singapore

  Behandling

  Database og lagring av opptak, svar og rapporter. Dataene lagres i EU (Irland).

  Grunnlag

  EUs standardavtalevilkår

• Railway

  Selskap

  Railway Corporation, USA

  Behandling

  Drift av backend i EU (Nederland). Forespørselslogger med IP-adresse.

  Grunnlag

  EUs standardavtalevilkår

• Vercel

  Selskap

  Vercel Inc., USA

  Behandling

  Drift av nettsidene, som kjøres i EU (Stockholm). Forespørselslogger med IP-adresse, lagret i USA. Mottar ikke intervjusvar.

  Grunnlag

  EU-US Data Privacy Framework og EUs standardavtalevilkår

• OpenAI

  Selskap

  OpenAI Ireland Ltd., behandling i USA

  Behandling

  Transkripsjon og analyse av svar. Lagres inntil 30 dager for misbrukskontroll og brukes ikke til trening.

  Grunnlag

  EUs standardavtalevilkår

• Scaleway

  Selskap

  Scaleway SAS, Frankrike

  Behandling

  Utsending av e-post med navn, e-postadresse, intervjutittel og organisasjonsnavn, og oppsummeringen av styrkene dine når den sendes til deg. Sendes fra og lagres i EU (Paris).

  Grunnlag

  Ingen overføring ut av EU/EØS

Svarene og opptakene dine sendes direkte fra nettleseren til backend hos Railway i EU og går ikke via Vercel. Dataene er kryptert under overføring og lagring. OpenAI lagrer dataene i inntil 30 dager for å avdekke misbruk, og bruker dem ikke til å trene modellene sine.

Du kan be om en kopi av standardavtalevilkårene ved å bruke kontaktopplysningene i punkt 11.

Svarene, opptakene, transkripsjonene og rapporten fra intervjuet slettes 180 dager etter at du fullførte det, med mindre virksomheten har satt en annen frist (mellom 30 og 730 dager). Fullfører du ikke, regnes fristen fra det siste av disse tidspunktene: da du ble invitert, da du startet, da du sist fikk tilsendt lenken, eller da du sist svarte. Slettingen kjøres daglig.

Når det siste av intervjuene dine slettes automatisk, slettes også navnet og e-postadressen din. Slettes intervjuet på annen måte, slettes de senest 730 dager etter at du ble registrert. En revisjonslogg med en hashet (ikke direkte lesbar) utgave av e-postadressen beholdes i tre år for å dokumentere slettingen, og slettes deretter.

Samlerapporter som bygger på intervjuet, beregnes på nytt uten dine opplysninger.

Forespørselslogger med IP-adresse hos Vercel og Railway slettes etter leverandørenes egne rutiner.

Du kan be om sletting før fristen er ute. Se punkt 10.

• Innsyn: du kan få vite hvilke opplysninger som er lagret om deg, og få en kopi.
• Retting: du kan be om at feil opplysninger rettes.
• Sletting: du kan be om at opplysningene slettes.
• Begrensning: du kan be om at behandlingen begrenses mens et spørsmål avklares.
• Protest: du kan protestere mot behandlingen på grunn av din særlige situasjon (personvernforordningen artikkel 21). Da stanses behandlingen med mindre det finnes tungtveiende grunner til å fortsette.

I tillegg kan du be om å få svarene dine utlevert i et maskinlesbart format. Dette tilbys som en tjeneste, og er ikke den lovfestede retten til dataportabilitet.

Kontakt den som sendte deg invitasjonen for å bruke rettighetene dine eller stille spørsmål om personvern.

Du kan også kontakte A-JOB AS på post@a-job.no. A-JOB videresender henvendelsen til den behandlingsansvarlige.

Mener du at opplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet (åpnes i ny fane). Det anbefales at du først tar kontakt med den behandlingsansvarlige.